Dane na wagę złota – jak bezpiecznie udostępniać pliki?

Wszyscy regularnie wymieniamy się danymi, ale na największą skalę dzieje się to w firmach niezależnie od ich wielkości. Wysyła się je e-mailem, udostępnia przez chmury, a czasem po prostu przekazuje się je na przenośnych dyskach. Szybko, łatwo i… ryzykownie.

W cyfrowej erze dane są najcenniejszym aktywem, a cyberataki stają się coraz bardziej wyrafinowane, więc tradycyjne strategie bezpiecznego udostępniania informacji już nie są wystarczające. Jak więc uchronić się przed wyciekami oaz jakie praktyki stosować, żeby zapobiec wyciekom?

Porzućmy wszelką naiwność, czyli zasada Zero Trust

Kiedyś ufaliśmy, że nadanie hasła jest wystarczającym działaniem by chronić pliki przed niechcianym dostępem. Dziś wiemy, że to tylko czubek góry lodowej, ponieważ można i należy robić o wiele więcej. Zastosowanie strategii Zero Trust, czyli „zasady zerowego zaufania”, jest jedną z takich praktyk prewencyjnych. Sprowadza się ona do prostej, ale rewolucyjnej myśli: nigdy nie ufaj, zawsze weryfikuj.

Oznacza to, że każda próba dostępu do danych, niezależnie od tego, czy pochodzi od pracownika, partnera biznesowego czy z zewnętrznej sieci, musi zostać zweryfikowana. Nie ma już „zaufanych” stref. Jest to proaktywne podejście, dzięki któremu nie tylko chronimy pliki, ale też monitorujemy, jak i przez kogo są używane. To klucz do obrony przed niepowołanym dostępem.

Dane nie kłamią – konsekwencje nieodpowiednich praktyk

Trudno traktować ryzyko wycieku danych jako abstrakcyjne zagrożenie, skoro statystyki jasno pokazują skalę problemu. Według raportu IBM Cost of a Data Breach Report 2023 średni globalny koszt incydentu bezpieczeństwa sięga aż 4,45 miliona dolarów. To jednak tylko wymiar finansowy – równie dotkliwe są utrata reputacji, spadek zaufania klientów i partnerów biznesowych czy kary wynikające z przepisów prawa.

Jeszcze bardziej niepokojące są przyczyny – jak wskazuje raport Verizon Data Breach Investigations Report, aż 74% wszystkich naruszeń danych wynikało z błędu człowieka. W praktyce oznacza to, że jedno nieuważne kliknięcie, przypadkowe udostępnienie pliku lub brak odpowiednich zabezpieczeń może otworzyć drogę niepowołanym osobom do poufnych informacji. Skutki takich zaniedbań często są nieodwracalne, a koszty ich usunięcia wielokrotnie przewyższają nakłady na prewencję i bezpieczne rozwiązania.

Jak udostępniać pliki bezpiecznie? Podejście i narzędzia

Przyjęcie zasady ograniczonego zaufania to pierwszy, kluczowy krok. Kolejny to wybór odpowiednich narzędzi i nawyków. Jak zatem udostępniać pliki w sposób, który nie narazi Twojej firmy na ryzyko wycieku danych?

• Szyfruj – na zewnątrz i wewnątrz

Szyfrowanie to podstawa. Nawet jeśli wiadomość czy plik wpadnie w niepowołane ręce, jego treść pozostanie nieczytelna. Kluczowe jest szyfrowanie zarówno w transporcie (podczas wysyłki), jak i w spoczynku (na serwerze czy dysku).

• Dostęp na hasło i 2FA

Zamiast wysyłać maile z załącznikami, generuj bezpieczne linki z dostępem przy podaniu hasła. Dodanie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa, bo odbiorca musi potwierdzić swoją tożsamość na dwa sposoby.

• Ustalaj datę ważności linku

Publiczny link, raz udostępniony, może krążyć w sieci bez końca. Dlatego ustawienie daty jego wygaśnięcia to proste, a zarazem niezwykle skuteczne zabezpieczenie, ponieważ po upływie określonego terminu dostęp do pliku zostaje automatycznie zablokowany.

• Monitoruj aktywność

Dzięki platformom i usługom chmurowym (takim jak np. Comarch IBARD) możesz bezpiecznie przechowywać oraz udostępniać dane. Dają one pełną kontrolę nad tym, które pliki trafiają do odbiorców i komu są udostępniane. Masz także wgląd w to, kto, kiedy i z jakiego urządzenia pobrał plik, co pozwala szybko reagować na potencjalne zagrożenia.

Podsumowanie

W dzisiejszym świecie, w którym cyberataki stały się codziennością, przyjęcie zasady ograniczonego zaufania, stosowanie szyfrowania oraz korzystanie z bezpiecznych i zaufanych platform do udostępniania plików to podstawowe działania chroniące cenne dane Twojej firmy. Pamiętaj o profilaktyce – właściwe praktyki nie tylko ułatwiają pracę, ale przede wszystkim gwarantują, że udostępniane pliki trafiają wyłącznie do odpowiednich osób. Zadbaj o bezpieczeństwo danych Twojej firmy, zanim będzie za późno.

Zadbaj o bezpieczeństwo swoich danych z IBARD

W trosce o kompleksową ochronę, Comarch IBARD oferuje bezpieczne przechowywanie danych w chmurze. Dzięki IBARD, nawet w przypadku awarii sprzętu czy ataku cyberprzestępców, Twoje dane pozostaną zabezpieczone i łatwo dostępne dla Ciebie. Testuj za darmo przez 30 dni!