Obecnie większość przedsiębiorstw w swojej komunikacji posługuje się pocztą elektroniczną. To szybki i prosty sposób na korespondencję, z którego korzystamy także prywatnie.
Phishing, słabe hasła czy złośliwe oprogramowania – to tylko kilka z najczęstszych rodzajów cyberataków. Wiele przedsiębiorstw stara się jak najlepiej zabezpieczyć swoje dane w cyberprzestrzeni, korzystając z różnego rodzaju zabezpieczeń i organizując szkolenia. Skupienie na ochronie danych w sieci sprawia, że coraz częściej zapomina się o fizycznym bezpieczeństwie dokumentów, a to podstawa działania świadomego przedsiębiorstwa.
Słabe hasła i nie tylko
Czynnik ludzki często jest główną przyczyną wycieku informacji. Niska świadomość pracowników na temat niebezpieczeństw związanych z nieodpowiednim obchodzeniem się z dokumentami, a także brak jasnych procedur postępowania w przypadku zagrożeń, zwiększają ryzyko błędów. Nieodpowiednie praktyki bezpieczeństwa pracowników, takie jak korzystanie ze słabych i nieregularnie zmienianych haseł czy udostępnianie ich innym osobom, stanowią poważne zagrożenie. W połączeniu z niewłaściwym lub chaotycznym przechowywaniem dokumentów, brakiem odpowiednich systemów alarmowych oraz nieregularnymi kontrolami systemów sanitarnych, wszystkie czynniki tworzą elementy układanki, prowadzącej do poważnych konsekwencji. Dlatego, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji, niezbędne jest wdrożenie szeregu działań, zmniejszających, a docelowo, całkowicie eliminujących ryzyko ich utraty.
Bezpieczeństwo 360°
Gwarancja bezpieczeństwa dokumentów firmowych wymaga zaangażowania wszystkich pracowników oraz kompleksowego podejścia obejmującego zarówno aspekty techniczne, jak i edukacyjne. Również odpowiednio przygotowane pomieszczenia i regularne przeglądy systemów alarmowych są podstawą. Nie można także zapominać o ochronie danych osobowych zgodnie z wymogami RODO, ponieważ każdy pracownik ma swój wkład w ochronę wrażliwych informacji. Równie ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych poprzez regularne aktualizacje oprogramowania i tworzenie kopii zapasowych, kluczowych w razie niepożądanego incydentu niszczącego fizyczne dokumenty.
Oprócz odpowiednio przygotowanej infrastruktury, takiej jak pomieszczenia archiwum czy nowoczesne systemy zabezpieczeń, niezwykle istotne są regularne szkolenia. Dzięki nim pracownicy zdobywają wiedzę na temat zasad bezpiecznego postępowania z dokumentami, zarówno papierowymi, jak i elektronicznymi. Uczą się, jak chronić firmowe informacje przed utratą czy dostępem osób niepowołanych, np. poprzez zamykanie pomieszczeń, wyłączanie komputerów po zakończeniu pracy czy zachowanie ostrożności podczas korzystania z urządzeń mobilnych.
Podsumowanie
Świat się rozwija, a wraz z nim rosną zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji. Ochrona dokumentacji to nie tylko kwestia technologii, ale również kultury organizacyjnej. Tylko poprzez połączenie nowoczesnych rozwiązań technicznych z edukacją pracowników i jasno określonymi procedurami możliwa jest skuteczna ochrona danych firmy. Właśnie dlatego, zapewnienie fizycznego bezpieczeństwa dokumentów to ciągły proces, wymagający stałego monitorowania i dostosowywania do nowych wyzwań. Nowe technologie mogą w przyszłości jeszcze bardziej usprawnić proces ochrony danych, jednak podstawą tego systemu pozostaje człowiek i jego świadomość. Dlatego tak ważne jest inwestowanie w szkolenia i edukację pracowników, aby stworzyć kulturę bezpieczeństwa w organizacji.
Jeśli chcesz chronić dane firmy, zainwestuj w rozwój swojego pracownika. Poznaj najnowsze szkolenie z cyberbezpieczeństwa od Comarch i zobacz, jak może ono pomóc w wyrobieniu bezpiecznych nawyków w Twoim zespole.
